نموذج متابعة العقود والمقاولين الفرعيين بصيغة Excel

المزايا الرئيسية للمنتج

ميزات تقنية

• جداول منظمة: جدول عقود رئيسي وجدول تفصيلي للمقاولين وجدول دفعات مرتبط.
• صيغات جاهزة: معادلات لحساب المتبقي، نسب التنفيذ، وتجهيز إشعارات للدفعات المتأخرة.
• قابلية التصدير: حفظ تقارير PDF وCSV لاستيرادها في أنظمة المحاسبة أو مشاركة ملخصات المشروع.
• قابلية التخصيص بدون كود: حقول مرنة لإضافة بنود مالية أو شروط دفع خاصة بكل عقد.
• خيار أتمتة VBA (خدمة إضافية من ProXlsx): استيراد دفعات، وإنشاء إشعارات تلقائية.

فوائد عملية للمحاسبين ومحللي البيانات

• تقليل الأخطاء اليدوية عند تسجيل دفعات المقاولين بنماذج محسوبة تلقائياً.
• تسريع إغلاق الشهر المالي بوجود تقارير جاهزة لمراجعة التزامات الموردين.
• سهولة تدقيق بيانات العقود ومطابقة دفعات المقاولين مع بنود العقود.

استخدامات المنتج وسيناريوهات عملية

سيناريو 1 — مكتب محاسبة لمقاولات

مثال عملي: مكتب محاسبة يدير 12 مشروعاً ويعمل مع 25 مقاولًا فرعيًا. يستخدم النموذج لتسجيل كل عقد، ربط الدفعات بفواتير المقاول، ومتابعة المتأخرات. يوفر التقرير الشهري للمحاسب ملخصًا لإرسال القوائم للعميل والمراجع.

سيناريو 2 — قسم مشروعات بشركة إنشاءات

المهندس الإداري يدخل تقدّم الأعمال بالنسق المالي، ومدير المشروع يستخرج جدول دفع شهري لميزانية المشروع. بمجرد إدخال دفعة، يتم تحديث رصيد العقد تلقائياً في لوحة المشروع.

سيناريو 3 — مكتب مراجعة داخل شركة

مراجع داخلي يستخدم النموذج للتحقق من تطابق دفعات المقاولين مع بنود العقود وشروط السداد وتمييز أي تباينات لإرسالها إلى الإدارة المالية.

لمن يُناسب هذا المنتج؟

• المحاسبون الذين يحتاجون نموذج متابعة العقود سريع وموثوق.
• محللو البيانات الذين يريدون مخرجات جاهزة للتحليل والدمج في لوحة تحكم.
• شركات الإنشاءات والاستشارات الهندسية التي تدير مقاولين فرعيين وتحتاج إلى نظام مبسط للمحاسبة التشغيلية.
• مكاتب المراجعة والرقابة الداخلية التي تطلب تقارير دقيقة عن التزامات المقاولين.

كيفية اختيار النسخة المناسبة

لاختيار الأنسب: قِس عدد العقود النشطة، عدد المقاولين، والحاجة لأتمتة. نقدم ثلاث خطوط عامة:

• نسخة أساسية: حتى 50 سجلًا، مناسبة للفرق الصغيرة.
• نسخة متوسطة: دعم تقارير متعددة وربط مشاريع متعددة.
• نسخة مؤسسية: مع خيار أتمتة VBA وخدمات تخصيص بالساعة من ProXlsx.

للمساعدة في الاختيار، تواصل معنا للحصول على استشارة قصيرة حول حجم شركتك واحتياجاتك.

مقارنة سريعة مع بدائل شائعة

بدلاً من استخدام أنظمة كبيرة ومعقدة أو قواعد بيانات مكلفة، يقدم هذا النموذج توازنًا بين البساطة والوظائف: سهولة استخدام Excel مع صيغ وتقارير احترافية. الخيار الأمثل لمن يريد خسائر أقل في التغيير وسرعة تنفيذ أعلى.

نصائح لاستخدام أفضل وتحقيق أقصى استفادة

• ابدأ بإدخال عقود سارية فقط ثم قم بأرشفة القديمة لتسريع الأداء.
• استخدم توحيد أسماء المقاولين (قائمة منسدلة) لتجنب تضارب البيانات.
• جدولة نسخة احتياطية يومية قبل إجراء تغييرات جماعية.
• استفد من خدمات ProXlsx لأتمتة الاستيراد من أنظمة الفوترة أو إنشاء إشعارات دفعات تلقائية.
• اعتمد عملية تدقيق شهرية بسيطة: مطابقة 10% من العينات للتأكد من صحة الصيغ والروابط.

أخطاء شائعة عند استخدام النموذج وكيفية تجنبها

• إدخال أسماء غير موحدة للمقاولين — الحل: استخدم قائمة مرجعية موحدة.
• تعديل الصيغ دون توثيق — الحل: احتفظ بنسخة تجريبية قبل التعديل واستخدم حماية الخلايا الحرجة.
• عدم تحديث جدول الدفعات عند استلام مبالغ جزئية — الحل: تدريب قصير للفريق على آلية التسجيل الصحيحة.

مواصفات المنتج

• النوع: قالب Excel (.xlsx) قابل للتعديل.
• الاستخدام: تسجيل العقود، جدول دفع المقاولين، تقارير ملخصة للمشاريع.
• اللغات: واجهة باللغة العربية (قابلة للتعديل للغات أخرى).
• التوافق: Microsoft Excel 2016 فما فوق، وExcel 365.
• خدمات إضافية: تخصيص VBA، تنظيف بيانات، إعداد تقارير بالساعة (متاحة من ProXlsx).

الأسئلة الشائعة